Función SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.

Sintaxis

SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)

Núm_función     es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.

Núm_función (incluye valores ocultos)	Núm_función (pasa por alto valores ocultos)	Función
1	101	PROMEDIO
2	102	CONTAR
3	103	CONTARA
4	104	MAX
5	105	MIN
6	106	PRODUCTO
7	107	DESVEST
8	108	DESVESTP
9	109	SUMA
10	110	VAR
11	111	VARP

Valor1, valor2     son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.

Observaciones

• Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.
• Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submenú Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la fichaInicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los números ocultos y visibles de una lista. Para las constantes núm_función de 101 a 111, la función SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comandoOcultar filas. Utilice estas constantes cuando sólo desee calcular subtotales de los números visibles de una lista.
• La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm_función que utilice.
• La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos verticales. No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un núm_función de 101 o superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará al subtotal.

• Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!. 

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo

1 2 3 4 5

A Datos 120 10 150 23 Fórmula Descripción (resultado) =SUBTOTAL(9;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función SUMA (303) =SUBTOTAL(1;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función PROMEDIO (75,75)

 REFLEXION:
Esta funcion de subtotales devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupoEsquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula de subtotales ,Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. 

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.  

  

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. 

 

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva.

Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

 

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos.

- En el campo Columna arrastramos MES.

- Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

 

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica:

 

(La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.)

En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema..

También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. 

De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up.

Aplicar filtros a una tabla dinámica

 Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Tablas dinámicas en tres dimensiones

Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana.

Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir:

- Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO).

- Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campo Página para la tercera dimensión.

Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página.

Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el botón  de la barra Tabla dinámica.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.

Reflexión

Pues yo pienso que las tablas dinámicas son muy interesantes, importantes y muy útil ya que engloba gran parte de los temas anteriores como las funciones, listas, gráficos, etcetera ya que combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimejsnsional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico. Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

GRAFICAS

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos

Creación de una Gráfica

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculoy facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

·Seleccione los datos a representar en el gráfico.

·Seleccione el menú Insertar.

·Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic sobre el botón Gráfico 
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

·Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.


·Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

·Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1

 ·En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:


CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:
En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón 
el asistente se convertirá en una barra más pequeña.

eleccione el rango a representar y haz clic sobre le botón 

para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.


Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón 
del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón  o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.



Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.


Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.


Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. 

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él

Reflexión:

Un Gráfico es muy importante, efectivo y provisional ya que nos permite representar cualquier información que tengamos en excel, ya sea académica, de negocios o de cualquier otro campo de una manera única y mas digerible, lo podemos representar de manera aún mas simple para que así cualquier otra persona que pueda observar esto, entienda mejor lo que pasa..."